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岩松正記の数字・大事・いい感じ!
第十七回「会計ソフトは現金と預金で決まる」

確定申告のために会計ソフトを使う方が本当に増えてきました。今回はそれを使う際に絶対に抑えておきたい点について説明します。

1.会計ソフトの重要性

(1)ソフトは必須

大家業にとって収益の数字を把握することは決して税金の計算のためだけではなく、本来の目標である手残りを増やすために必要なこと。そのためには、単にお金の出入りだけでなく、損益計算書や貸借対照表によって数字を管理すべきです。しかしこれを手作業で行うことは我々のようなプロでも非常に難しいので、普通は会計ソフトを使って数字を管理します。今や、会計ソフトは大家業必須のアイテムと言っても過言ではないでしょう。

(2)アウトプットのためのインプット

会計ソフトに限らず、コンピュータというのは入力(インプット)の通りに出力(アウトプット)するだけのものです。入力が正しければ出力も正しくなるし、間違っていれば間違った結果になる。だから正しく入力しなければならないのですが、あまり正確な入力にこだわると肝心の作業が先に進まないだけでなく、途中で入力を断念してしまうということも多々あります。

では、途中で処理を投げ出すことのないようにするにはどうしたらいいか。考え方を切り替えるのですね。会計ソフトを使うのは「最終的な数字を把握すること」にあるのだ、という点を意識することです。つまり、入力に注力するのではなく、入力した結果に着目するようにするのです。ソフト上で言えば、「試算表」という名称で出力できる貸借対照表と損益計算書です。試算表の数字を見れば、例えば本来マイナスにならないはずの数字がマイナスになっていたり、異常に突出した数字などがあれば、それが間違いであると気づきます。この繰り返しが、ソフトの使いこなしにつながります。

2.現金と預金でほぼ決まる

(1)残高を意識する

すべての会計ソフトで重要なのは、現金と預金の入力です。まず現金は、残高がマイナスになるわけはありませんから、大家業というくくりの中で使った分は、事業主借という形でお金を供給することになります。会計ソフト上で現金残高がマイナスになっていたらおかしい、ということに注意しましょう。

同様に、普通預金の残高がマイナスになることはありえないので、これも入力が終わった時点で残高がマイナスになっていたら間違いである、とわかります。特に通帳においては、残高が明白なので、この残高に数字が合っていなければ、即、間違いとわかります。

(2)仮勘定を利用する

通帳の入力は通帳のお金の出入りの通りに入力していけばいいので誰にでもできます。悩むのは「これは何費になるのか?」ということですが、もしわからなければ、まずは「仮払金」のような仮の科目にして作業を進めましょう。まずはとにかく残高を合わせること、つまり、結果を意識することです。最終残高を確定しておけば、あとは科目の修正だけで済みます。

預金については自動処理を売り物にしている会計ソフトも増えてきましたが、それでも最終残高を確認する作業を忘れてはいけません。

3.まとめ

会計ソフトの利用は決してハードルが高いものではありません。しかし折角使うのであれば、効果的に使いたいものです。残高を合わせることを意識して、有効的な活用をしましょう。

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岩松正記
岩松正記
相談指名数東北・北海道地区1位になったこともある税理士。 山一證券の営業、アイリスオーヤマの財務・マーケティング、ベンチャー企業の上場担当役員等10年間に転職4回と無職を経験後に開業。地方在住ながら東京から米国・東南アジアにまで顧客・人脈を持つことから、税務だけでなく様々な投資情報の提供も行っている。ロータリークラブ、青年会議所等で役員を歴任。 税理士会の役員に就く他、元査察の税理士に仕えていたため税の世界の裏事情にも詳しい
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